Miksi tieto ei riitä projektijohtamisessa?
Tiedämme, mutta emme tee
Tiedämme, että pitäisi nukkua riittävästi, syödä terveellisesti ja liikkua säännöllisesti. Silti emme aina tee niin. Sama ilmiö toistuu projektijohtamisessa: tiedämme, mitä hyvä projektinhallinta vaatii – selkeitä tavoitteita, toimivaa viestintää, tiimin sitouttamista ja ennakoivaa riskienhallintaa – mutta unohdamme nämä kiireen keskellä. Miksi tieto ei muutu automaattisesti toiminnaksi?
Syynä on se, että tieto yksin ei riitä. Hyvä projektinhallinta ei ole pelkkää faktojen ymmärtämistä, vaan kykyä soveltaa niitä jatkuvasti muuttuvissa, usein stressaavissa tilanteissa. Kyse on taitojen harjoittelemisesta, muistuttamisesta ja jalostamisesta.
Taito syntyy harjoittelemalla
Miten tämä käytännössä toimii projektijohtamisessa? Se tarkoittaa, että projektijohtajan täytyy harjoitella kehittyäkseen erinomaiseksi johtajaksi. Harjoittelu ei ole vain tehtävien suorittamista, vaan syvällistä paneutumista niihin osa-alueisiin, jotka ovat ratkaisevia projektin onnistumisen kannalta.
Tässä kohtaa Anders Ericssonin “deliberate practice” -käsite astuu kuvaan. Ericsson osoitti kirjassaan Peak, että huippuosaajat eivät synny, vaan heidät tehdään. Heidän salaisuutensa ei ole pelkkä kokemus tai lahjakkuus, vaan tavoitteellinen harjoittelu, jossa keskitytään kehittämään nimenomaan heikkouksia ja hiomaan vahvuuksia entisestään.
Tavoitteellinen harjoittelu tekee mestarin
Miten tavoitteellinen harjoittelu auttaa projektijohtajaa käytännössä?
Heikkouksien tunnistaminen ja niihin keskittyminen alkaa oman toiminnan kriittisestä tarkastelusta. Esimerkiksi, jos olet huomannut, että tiimin sitouttaminen on kompastuskivesi, voit keskittyä juuri siihen. Harjoitus voi sisältää roolipelinomaisia keskusteluharjoituksia, joissa sparrailet palautteen antamista ja tiimin motivointia.
Kuten Ericsson muistuttaa, palaute on kaiken kehittymisen perusta. Projektijohtamisessa tämä voi tarkoittaa retrospektiivien hyödyntämistä tai sparrailua kokeneen mentorin kanssa. Jokainen palaute – hyvä tai huono – on mahdollisuus parantaa.
Pelkkä kokemuksen kerryttäminen ei riitä. Tavoitteellisessa harjoittelussa voit simuloida haastavia projektitilanteita, kuten aikapaineessa tehtäviä päätöksiä tai konfliktien ratkaisua. Harjoituksissa fokus on tietyssä kriittisessä taidossa, ja niistä saatu oppi viedään arkeen.
Oppiminen ei pääty yhteen harjoitukseen, vaan jatkuva reflektointi ja toisto ovat tärkeitä taitoja ylläpitää. Projektijohtaja pysähtyy jokaisen projektin jälkeen pohtimaan: Mitä tein hyvin? Mitä voisin tehdä paremmin? Tämä reflektointi auttaa jatkuvassa kehittymisessä.
Hyvä projektijohtaja on valmis oppimaan
Hyvä projektijohtaja ei ole täydellinen, mutta hän on valmis oppimaan. Amy Edmondsonin opit muistuttavat, että virheiden hyväksyminen ja niistä oppiminen on avain organisaation kehittymiseen ja innovaatioon. Tämä ajattelutapa erottaa hyvät johtajat niistä, jotka vain suorittavat.
Deliberate practice käytännössä
Kuvitellaan projektijohtaja, joka haluaa kehittää kykyään käsitellä sidosryhmien odotuksia ja vaatimuksia. Hän asettaa itselleen selkeän tavoitteen: parantaa taitoaan viestiä projektin arvosta vakuuttavasti sidosryhmille. Tämä prosessi auttaa häntä kehittymään taitavammaksi ja vakuuttavammaksi sidosryhmien käsittelijäksi.
Soveltuvia harjoituksia voivat olla:
1. Hiljaisten reflektiotuntien Käyttöönotto: Aseta viikoittain tunti aikaa pelkästään reflektiolle. Käy läpi, miten projektit sujuvat, mitkä asiat menivät hyvin ja missä olisi parantamisen varaa. Kirjaa havaintosi muistiin yksityiseen päiväkirjaan, jolloin asioiden tarkastelu on rauhallista ja henkilökohtaista. Tämä auttaa parantamaan tietoisuutta omista vahvuuksista ja heikkouksista ilman tarvetta jakaa niitä heti muille.
2. Viestiharjoitukset kirjoittamalla: Jos julkinen puhuminen tuntuu epämukavalta, aloita harjoittelemalla viestintää kirjallisesti. Kirjoita sidosryhmille tai tiimille tarkoitettuja viestejä luonnoksiksi ja pyydä myöhemmin palautetta kollegalta tai mentorilta. Näin voit parantaa viestintätaitojasi asteittain, kirjallisen ilmaisun kautta, ennen suulliseen viestintään siirtymistä.
3. Pariharjoitukset tutun kanssa: Valitse luotettava kollega tai ystävä, jonka kanssa voit harjoitella vaikeiden tilanteiden käsittelyä. Voitte yhdessä simuloida haastavia projektitilanteita, kuten konfliktien ratkaisemista. Tuttu harjoituspari vähentää jännitystä ja tekee harjoittelusta helpommin lähestyttävää, mikä parantaa konfliktien ratkaisutaitoja turvallisessa ympäristössä.
4. Aseta pienet, saavutettavat tavoitteet: Valitse jokaiselle projektille yksi pieni osa-alue, jonka haluat parantaa, esimerkiksi tehokkaampi viestintä tiimipalavereissa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi yhden rohkaisevan kommentin lisäämistä jokaisen kokouksen aikana. Näin voit kehittää taitojasi pienin askelin ja vähentää suorituspaineita.
5. Palaute henkilökohtaisilla muistiinpanoilla: Pyydä palautetta projektin jälkeen, mutta tee siitä itsellesi helpompaa kirjoittamalla palautekysymykset sähköpostitse tai viestillä. Näin palaute ei tunnu liian henkilökohtaiselta ja siihen on helpompi suhtautua rauhassa. Tämä auttaa kehittämään jatkuvaa oppimista ja palauteprosesseja mukavuusalueella pysyen.
Näillä harjoituksilla voit vähitellen vahvistaa projektijohtamistaitojasi ilman, että joudut epämukavuusalueelle liian nopeasti. Pienet askeleet voivat tuoda suuria muutoksia pitkällä aikavälillä!
Tieto muuttuu taidoksi vain harjoittelemalla
Tieto siitä, miten projektit tulisi johtaa, ei yksin riitä. Meidän täytyy harjoitella jatkuvasti ja tavoitteellisesti. Projektijohtaminen on kuin flywheel-efekti, josta Jim Collins kirjoittaa: pienet, toistuvat parannukset kerryttävät voimaa, joka lopulta muuttaa projektin ja organisaation suunnan.
Miten sinä voisit ottaa tarkoituksenmukaisen harjoitus -filosofian osaksi omaa projektijohtamistasi? Tule mukaan Tulevaisuuden Projektijohtaja® -valmennukseen, jossa viemme harjoittelut käytäntöön – ja teemme projektijohtamisesta taiteenlajin!
Discover more from Tassberg Consulting
Subscribe to get the latest posts sent to your email.
