Kun projekti jumittaa
Kun aloitin työni tämän projektin parissa, tiesin, ettei luvassa olisi helppo tie. Projektilla oli pitkä ja sekava historia – useampi projektipäällikkö oli yrittänyt ratkoa samaa epäselvien vastuiden aiheuttamaa kaaosta, mutta tuloksetta. Ensimmäiset viikot osoittivat nopeasti, miksi edeltäjilläni oli ollut niin vaikeaa: vastuut olivat epäselviä, asiakkaan ja toimittajan roolit menivät jatkuvasti sekaisin, eikä projektia oltu osattu resursoida oikein. Vaikka tiimi oli taitava ja motivoitunut, epävarmuus tehtävistä ja vastuista lamaannutti työskentelyä tehokkaasti.
Tilanne ei kuitenkaan ollut yllätys kenellekään osapuolista. Sekä asiakkaan että toimittajan puolella ihmiset olivat nähneet jo pitkään, miten projekti ajelehti epämääräisesti ilman selkeää suuntaa tai päätöksiä. Epäselvät käytännöt olivat juurtuneet projektin arkeen, eikä kukaan ollut ottanut vastuuta tilanteen muuttamisesta. Lopulta oltiin tilanteessa, jossa kukaan ei ollut enää täysin varma siitä, mitä edes tavoiteltiin.
Miksi projekti oikeasti juuttui paikalleen?
Projektin suurin ongelma ei loppujen lopuksi ollut pelkästään resurssipula tai osaamisen puute, vaan ennen kaikkea epäselvät vastuut. Kun vastuut eivät ole kunnossa, resurssien määrittely ja hankinta vaikeutuu, koska ei edes tiedetä, mitä osaamista tarvitaan. Tämä johti jatkuviin väärinkäsityksiin, päällekkäisiin töihin ja tekemättömiin tehtäviin.
Asiakas turhautui, kun toimittajalta ei tullut selkeitä viestejä vastuiden jakautumisesta. Vastaavasti toimittaja oli epävarma asiakkaan odotuksista. Tämä epävarmuuden kehä söi tehokkuutta, motivaatiota ja lopulta myös luottamusta. Tiimiläiset alkoivat valmistautua epäonnistumisiin sen sijaan, että he olisivat etsineet ratkaisuja yhdessä.
Näin aloin purkaa ongelmavyyhtiä
Ensimmäiseksi päätin ottaa askeleen taaksepäin ja tarkastella tilannetta rauhassa. Kysyin tiimiltä, mitä he odottivat omalta rooliltaan ja toistensa tehtäviltä. Nämä yksinkertaiset, mutta kriittiset keskustelut auttoivat ymmärtämään, miten syvälle epäselvyys oli juurtunut. Huomasin, ettei aiemmin ollut koskaan tehty selkeää dokumentaatiota projektin vastuualueista tai tehtävistä, joten ryhdyin laatimaan sitä yhdessä tiimin kanssa.
Aloimme käymään säännöllisissä projektipalavereissa konkreettisesti läpi viikon tehtäviä ja varmistimme yhdessä, kuka vastaa mistäkin. Nämä tapaamiset auttoivat nopeasti palauttamaan luottamusta ja selkeyttä tiimin työskentelyyn. Samalla saimme vihdoin myös selville, mitä resursseja ja osaamista oikeasti tarvitsimme.
Vaikka projekti on vielä kesken, on suunta vihdoin selvä. Tiimin epävarmuus vähenee koko ajan, ja luottamus sekä asiakkaan että toimittajan välillä on alkanut palautua. Nyt meillä on selkeä suunnitelma, ja jokainen tietää, mikä hänen tehtävänsä on.
Mitä tästä voi oppia?
Projektin johtaminen ei ole pelkästään tehtävien jakamista ja aikataulujen ylläpitämistä. Olen ymmärtänyt, että onnistuneen projektin perusedellytyksiä ovat selkeästi määritellyt vastuut ja oikeanlaiset resurssit. Kun näihin asioihin kiinnittää huomiota heti alussa, säästää itsensä ja tiiminsä monelta turhautumiselta ja hukatulta työltä myöhemmin.
Lisäksi olen oppinut, että avoin viestintä ongelmista ja haasteista on tärkeää luottamuksen rakentamiselle. Projektipäällikkönä minun tehtäväni on varmistaa, että jokainen tiimiläinen tietää tarkalleen, mitä häneltä odotetaan, ja että hänellä on tarvittavat resurssit tehtävien toteuttamiseen.
Kolme oppia, jotka kannattaa viedä seuraavaan projektiin
- Selkeät vastuut ensin, resurssit vasta sen jälkeen.
Usein organisaatiot kiirehtivät etsimään resursseja ennen kuin on selvää, mihin niitä oikeastaan tarvitaan. Se johtaa vääriin rekrytointeihin, tehottomuuteen ja epäselvyyksiin. Vastuut ensin – resurssit sitten. - Säännöllisyys tuo turvaa.
Viikoittaiset projektipalaverit voivat kuulostaa byrokraattisilta, mutta ne ovat kaikkea muuta. Ne ovat foorumi, jossa selkeytetään tilanne, puretaan esteet ja rakennetaan yhteistä ymmärrystä. Ilman yhteistä rytmiä projekti ajautuu helposti kaaokseen. - Älä oleta – kysy.
Yllättävän moni projektin haasteista kumpuaa oletuksista: ”Ajattelin, että tuo oli hänen vastuullaan.” Ainoa tapa purkaa nämä on keskustelu. Kysy, kuuntele ja dokumentoi.
Selkeys ja avoimuus eivät ole vain hienoja sanoja – ne ovat aidosti projektien onnistumisen kulmakiviä. Mitä selkeämpi on suunnitelma ja mitä avoimempaa on viestintä, sitä paremmat mahdollisuudet projektilla on saavuttaa tavoitteensa ja tuottaa todellista arvoa kaikille osapuolille.
Discover more from Tassberg Consulting
Subscribe to get the latest posts sent to your email.
