Karkaako kustannukset? Onko aikataulu aina myöhässä? Keskeytyikö tekeminen taas konerikkoon?
Näihin ongelmiin me törmäämme päivittäin. Kaikilla toimialoilla. Suomalaisilla on lisäksi perisynti hyväksyä vallitseva tila, koska ”kaikkihan menee päin mäntyä kuitenkin”. Toisaalta siinä piilee myös meidän vahvuus. Kun kerran tiedämme mitkä asiat menevät pieleen, voisimme alkaa kirjaamaan niitä ylös. Paperille listattuja riskejä katsoessa alkaa automaattisesti miettimään niihin ratkaisuja. Niinkin pienellä teolla jo tehostetaan toimintaa.
Yksi salaisuus mikä erottaa menestyjän tavallisesta tekijästä on, että he tunnistavat riskit ja tekevät asialle jotain. Mieluummin etukäteen. Riskejä ja niiden ottamista ei pidä pelätä ja välttää. Niitä pitää osata hallita. Riskien listaus on helppoa ja hyvä alku, mutta suunnitelma toteuman varalle kannatta myös kirjata ylös.
Paperille listattuja riskejä katsoessa alkaa automaattisesti miettimään niihin ratkaisuja.
Riskien tunnistaminen ja hallinta tuntuu työläältä ja vaikealta. On helpompi sammutella tulipaloja kun ongelma realisoituu, kuin tehdä suunnitelma etukäteen välttääkseen ongelman. Hyvin suunniteltu riskien hallinta auttaa keskittymään ongelman ehkäisemiseen tai korjaamiseen syntipukin hakemisen sijaan. Kun tavara on jo tuulettimessa, parempi on saada jäljet siivottua nopeasti ja tehokkaasti suunnitelman mukaisesti, kuin jähmettyä ihmettelemään miten se sinne osui. Lessons learned- tehdään sitten jälkeenpäin. Hyvin suunniteltu on tässä kohtaa oikeasti jo puoliksi tehty!
Mitä riskejä kannattaa tunnistaa?
Käytännössä kaikkia, jos niillä on pieninkin vaikutus toimintaasi. Eri toimialoilla riskit ovat erilaisia. Riskien tunnistaminen ja hallinta ei pidä olla kerran tehtyä ja vain johtajan koneella oleva lista asioista. Ota riskien hallinta viikoittaiseksi tai kahden viikon välein olevaksi rutiiniksi vastuuhenkilöiden kesken. Vastuuhenkilöitä voivat olla yrityksen johto, hallitus, työnjohto, projektinjohto tai avainhenkilöt. Riskejä voi hallita kuinka pienissä organisaation osissa tahansa. Työntekijöillä voi ihan varmasti olla eri käsitys riskeistä kuin johdolla. Ja yleensä niinpäin, ettei johto ole osannut ottaa työntekijöiden havaitsemia riskejä huomioon. Koko henkilöstöä ei kuitenkaan ole tarkoitus varata ja sitoa riskien seurantaan.
Ota riskien hallinta viikoittaiseksi rutiiniksi
Ole avoin viestiessäsi riskeistä. Volkswagenin diesel-gate on yksi tunnetuimpia, kuten myös Nokian älypuhelinten kehitys muutaman vuoden takaa. Riskit ja rajoitteet tunnistettiin, mutta kaikesta ei kerrottukaan johdolle. Ainoastaan jakamalla tietoa riskeistä niille voidaan tehdä jotain. Virheitä sattuu aina, mutta niistä pitää oppia. Jos tiedostetut riskit vain lakaistaan maton alle, ne tulee sieltä yleensä päivän valoon ennemmin tai myöhemmin.
Kun olet tunnistanut riskit, tee suunnitelma riskien varalle, nimeä vastuulliset henkilöt, vaikka olisit se itse ja seuraa säännöllisesti. Toimi tunnistettujen riskien ehkäisemiseksi ja etene suunnitelman mukaisesti riskin toteutuessa. Tavoite on saada ainakin riskin todennäköisyys pienemmäksi, jos ei koko riskin ehkäisyä ennakkoon.
Tavoite on saada ainakin riskin todennäköisyys pienemmäksi, jos ei koko riskiä ehkäistyksi
Riskienhallinta
Riskien hallintaan on olemassa lukuisa joukko erilaisia työkaluja ja palveluita. Täysimittaiseen hallintaan pääsee kuitenkin heti mukaan helpolla taulukolla. Luo sellainen intranettiisi tai tee sellainen excelillä ja jaa se verkkolevyllä. Priorisoi riskit. Kaikille pienen riskin juttuja ei tarvitse tehdä ”pois alta” eikä kaikkia suuren vakavuuden riskeille tarvitse heti tehdä mitään (jos todennäköisyys on pieni), mutta on tärkeää, että ne on tiedostettu ja arvioitu. Todennäköisyyttä ja vaikutusta arvioidaan säännöllisesti statuksen yhteydessä, jolloin pienistä riskeistä saattaa tulla isoja ja isoista pieniä.
Alla sinulle helppo esimerkki, jollaista itse olen käyttänyt juurikin tällaisena. Muokkaa siitä itsellesi sopiva:


Yhtä tärkeää, kuin suunnitelma kuka tekee, mitä ja koska, on miettiä etukäteen sudenkuopat. Yrityksesi tai projektisi riskien hallintaan ei tarvita välttämättä monimutkaisia järjestelmiä ja hankalia palveluiden käyttöönottoja. Kehittyneemmät järjestelmät tuovat läpinäkyvyyttä etenkin kommunikointiin, mutta jokaisella on koneellaan sopivat työkalut riskien hallinnan aloittamiseen. Työkaluista se ei ole kiinni.
Esimerkkini ovat erittäin yksinkertaistettuja, mutta listaamalla yhdessä tiimin kanssa projektisi riskit tehostat toimintaa, lisäät asiakastyytyväisyyttä sekä todennäköisesti säästät kustannuksia.
Aiheeseen liittyy
Discover more from Tassberg Consulting
Subscribe to get the latest posts sent to your email.