Työskentely etämoodissa tasaantuu ja toimintatavat etätyöhön ja poikkeusoloihin alkavat vakiintua. Kun tilanne nyt tasaantuu pohditaan miten oman organisaation toimintaa kehitetään poikkeustilanteessa käyttöön otetuilla toimintatavoilla.

Olemme tunnistaneet, miten päivittäisen työn tekemistä on pitänyt muuttaa. Olemme ottaneet uusia käytäntöjä ja toimintatapoja käyttöön ja sovittaneet päivärytmimme perheemme kanssa parhain päin.

Työvuoroja on ehkä pitänyt muuttaa, osa on työpaikalla ja osa etänä. Ehkä toimintaa on pystytty järjestämään täysin etäpisteiltä. Ehkä tilanne on pysäyttänyt tekemisen täysin.

Toisille tilanne on mahdollistanut toiminnan tai tuotannon kasvattamisen taas äärirajoille, kuten osalla kaupan, paperituotannon ja terveydenhoitoalan yrityksissä. Haasteena näissäkin on tarjota mahdollisimman turvallinen työympäristö poikkeusoloissa.

Käytännössä olemme keskellä muutosta. Jos jaamme vallitsevan tilanteen karkeasti kolmeen vaiheeseen; 1) Ennen, 2) Poikkeustilanteessa, 3) Jälkeen, voimme tarkastella omaa reagointiamme muutokseen.

Koronatilanne iski niin nopeasti, ettei sen vaatimia muutoksia paljoa ehtinyt suunnitella. Siksi onkin ollut helppo soveltaa aikaisemmin riskienhallinnassa esille nousseita toimintasuunnitelmia. Kaikillahan meillä sellaiset oli toiminnan varalle, eikö? 😉 Harva meistä toki juuri tällaiseen oli varautunut, mutta jotain ajatuksia oli valmiina aikoinaan sika-influenssan sekä täällä Pirkanmaalla vesikriisin jäljiltä.

Poikkeustilanteessa

Tämän poikkeustilanteen aikana on tärkeä tunnistaa missä vaiheessa olet juuri nyt. Tuntuuko, että asiat vielä hallittavissa? Monimutkaisista asioista tuli varmasti kompleksisia, mutta ne ovat edelleen täysin hallittavissa hyvällä johtamisella ja reagoinnilla.

Toimintaympäristön tunnistamiseen voi käyttää esimerkiksi Dave Snowdenin vuonna 1999 IBM:llä kehittämää Cynefin-mallia, jossa Snowden jakaa ympäristöt neljään kokonaisuuteen.

CYNEFIN -MALLIN MUKAISET TOIMINTAYMPÄRISTÖT

Kompleksinen

Lopputulosta ei pysty enää päättelemään. Emme pysty enää kirjoittamaan ohjeita ja vuokaavioita mitä seurata ennalta määritellyn lopputuloksen saavuttamiseksi. Nyt tarvitaan yhteistyötä ja tilanteeseen reagointia. Tilauksen saaminen ei ole sähköpostin lähettämisestä kiinni. Jos kyseessä ei ole tyylillä julkinen tarjouskilpa, pitää pohtia asiakkaan tarpeet, oikea-aikainen lähestyminen ja viestintä ja luottamuksen rakentaminen. Moni eri asia vaikuttaa ja eri asiakkailla ne ovat erilaisia.

Kaoottinen

Tässä tilanteessa tekojen ja seurausten suhde ei ole mitenkään tiedossa. Jos törkkäisen tuonne, ei tiedä yhtään mitä tapahtuu. Kaikki toiminta on täysin reaktiivista. Esimerkiksi koronatilanteessa emme vielä tiedä miten virus käyttäytyy ja mitä vaikutuksia tekemillämme päätöksillä on vallitsevaan tilanteeseen.

Monimutkainen

Asian ymmärtäminen ei ole itsestään selvää, mutta mahdollista selvittää loogisen päättelyn avulla. Painoin ’lähetä’ nappia ja tarjous lähti, mutta asiakas ei sitä koskaan saanut. Sähköposti löytyi roskaviesteistä, joten minun pitää muuttaa seuraavalla kerralla sähköpostini sisältöä, ettei vastaavaa enää tapahtuisi.

Itsestäänselvä.

Kun syy ja seuraus ovat itsestäänselviä asioita, on päätöksenteko helppoa. Jos en paina ’lähetä’ nappia sähköpostissa, asiakas ei koskaan saa tarjoustani ja menetän mahdollisuuteni lisäkaupoille.

Harvinaisin ja epätoivottavin, viides tila, on Epäjärjestys / sekasorto. Toivottavasti et löydä itseäsi täältä. Kun ei ole selvää missä muussa vaiheessa ollaan, päätöksenteko ja asiat eivät edisty ja pomot vain riitelevät keskenään. 

Eri vaiheita voi kulkea kellon suuntaisesti kaaoottisesta kohti selvempää mallia. Epäjärjestyksestä pääsee pois, kun ottaa asiaa niskasta kiinni ja vain tekee edes jotain päätöksiä – pakottaa siis kaoottiseen tilaan. Kaoottisessa tilassa voidaan rauhoittaa tilannetta ja keskittyä tiedonkulkuun ja saada päätöksenteko taas toimimaan, eli kompleksisiksi. Asioiden mahdollisesti vakiintuessa voidaan luoda malleja millä toiminnoista saadaan loogisia kokonaisuuksia jolloin asiat ovat enää monimutkaisia. Osan monimutkaisistakin asioista voi yksinkertaistaa, jolloin asioista tulee itsestäänselviä rutiineita.

Poikkeustilanteen jälkeen

Jälkiviisaus on kaikkein helpoin, on se samalla kaikkein turhin viisaus. Taaksepäin katsovan energia kannattaa käyttää oppimiseen. Turha on pohtia kenen olisi pitänyt toimia toisin vaan keskittyä miten toimitaan seuraavalla kerralla toisin.

Kun tilanne nyt rauhoittuu voi tutkia miten oman organisaation toiminta nyt poikkeustilanteessa eroaa normaalista? Nyt voi kirjailla ylös miten niissä tilanteissa toimitaan tällähetkellä? Miten olet järjestänyt työvuorot ja niiden vaihtuvuuden? Miten varamiehitys on järjestetty? Miten kommunikaatio on muuttunut? Jos teillä oli toimintatavat valmiina kuvattuna on vertailu helpompaa, mutta onnistuu vertailu ilman niitäkin.

Mitä niistä muuttuneista toimintatavoista voit ja kannattaa jättää käytäntöön? Onko käytäntöön tullut jotain käänteen tekevää mitä ei muuten olisi tullut edes kokeiltua? Jos hyviä ehdotuksia ja käyttöön asti tulleita ideoita on tullut henkilöstöltä tai asiakkailta, muista jakaa kunnia ja erityismaininnat sinne missä niitä arvostetaan erityisen paljon.

Toisaalta nyt on tullut kokeiltua monen moista erilaista juttua? Mitkä niistä tuntuvat päälle liimatuilta? Mitkä ei toimi oikein ollenkaan? Tai mitkä toimii nyt hyvin, mutta kun tilanne vakiintuu eivät ole enää niitä tehokkaimpia keinoja?

Kirjaa ylös ajatuksesti, muokkaa toimintasi poikkeustilan jälkeiseen aikaan. Toisissa yrityksissä joissa toiminta on yksinkertaista, esimerkiksi peruspalveluiden myymistä voidaan palata entiseen. Parturipalveluita tarvitaan jatkossakin kuten ennenkin. Tilauskirjat varmasti täyttyvät kun saamme taas liikkua normaalisti ja käyttää palveluita.

Toki voidaan pohtia, millä toimenpiteillä voidaan jatkossa parantaa tartuntaketjujen pienentämistä tai jopa tuhoamista. Kaupan alalla taas voidaan miettiä miten digitaaliset tilaukset ja kotiintoimitukset voisi järjestää jatkossakin tehokkaasti ja houkuttelevasti. Mitä etätyömahdollisuuksia voidaan jättää käyttöön? Miten palveluita voidaan tuottaa pienemmille ryhmille, mutta useille yhtäaikaa? Nähdäänkö vihdoinkin virtuaalisia urheilutempauksia (ei, en tarkoita e-urheilua, vaan sykevöiden ja älykellojen myötä pitkään mahdollistettuja, mutta ainakin ison yleisön tietoisuuteen tulleita urheiluhaasteita eri ryhmille ja kaveriporukoille)?

Ainakin voisi aloittaa siitä riskien hallinnasta 😄