Projektin merkitys hukassa?
Moni projekti näyttää paperilla hyvältä: aikataulu pitää, budjetti pitää, status on rauhallinen. Silti käytävällä kuuluu: “Miksi tämä on käynnissä juuri nyt?”
Tässä on usein kyse merkityskadosta – prosessi jatkuu, mutta tarkoitus (miksi nyt ja kenelle vaikutus syntyy) on kadonnut. Kun merkitys hämärtyy, päätöksenteko hidastuu ja priorisointi muuttuu sattumaksi.
Missä projekti menettää merkityksensä
Neljä tilannetta, joissa prosessi jatkuu mutta tarkoitus hämärtyy — ja mitä silloin tapahtuu.
Kun lähtökohta hämärtyy
Projekti on aloitettu kiireessä, eikä yhtä lausetta koskaan kirjattu näkyviin: kenelle tämä on, mikä muutos syntyy ja miksi nyt. Sponsori vaihtuu tai ympäristö muuttuu, mutta tarinaa ei omisteta uudelleen. Projekti jatkuu, koska se on käynnissä.
Suunta palaa, kun kirjoitat lauseen uudestaan ja nostat sen jokaisen päätöksen alkuun – silloin priorisointi ankkuroituu muuhun kuin mielipiteisiin.
Kun tavoite putoaa arkeen
Sprintit rullaavat ja tikettilista lyhenee, mutta asiakkaan arjessa mikään ei muutu. “Valmis” tarkoittaa “tehty”, ei “vaikuttanut”.
Tee vaikutuksesta projektin kieli: jokaiselle päätyölle yksi selkeä vaikutuslause (mitä muuttuu ja kenelle), ja viikoittain yhden dian tilannekuva siitä, missä vaikutus syntyi – ja mitä poistetaan. Kun keskustelu siirtyy tuotoksista seurauksiin, turha tekeminen karsiutuu.
Kun viestintä oletetaan
Kick-off luo helposti illuusion, että “kyllähän kaikki tietävät”. Todellisuudessa merkitys unohtuu, jos sitä ei toisteta.
Pidä linja kolmella lauseella jokaisesta päätöksestä: mitä päätettiin, miksi nyt, mikä on vaikutus. Kun tämä toistuu, uusi tekijä oppii tarkoituksen dokumentista eikä kahvipöydästä.
Kun tarina repeää muutoksissa
Projektin laajuus venyy ja ulkoinen paine muuttaa suuntaa, mutta tarinaa ei kirjoiteta uudelleen. Kiire jää päälle ja maali hämärtyy.
Tässä “muutoksella” tarkoitetaan päätöstä tai havaintoa, joka muuttaa laajuutta, prioriteetteja, aikataulua, resursointia tai vaikutustavoitetta – tai asiakkaan toiminnassa/toimintaympäristössä tapahtunutta muutosta, joka vaatii suunnan säätöä.
Kirjaa jokaisesta muutoksesta tiivis yhteenveto: yksi lause peruste (miksi) ja yksi lause vaikutus. Jos toimintaympäristö todella muuttuu, kirjoita myös yksi lause uusiksi. Kvartaalikatsaus karsii työn, joka ei enää palvele päivitettyä tarkoitusta. Päätösrytmi (viikoittain tai kahden viikon välein) kalentereihin, jotta tästä tulee arjen rutiini.
Kolme liikettä, joilla suunta palaa
Palaa kysymykseen “Miksi nyt?” ja ankkuroi siihen kaikki päätökset.
Lukitse päätösten arkkitehtuuri: selkeät roolit ja toistuva päätösfoorumi.
Tee vaikutuksesta arjen kieli: yksi lause näkyviin tehtäviin ja viikoittaiseen tilannekuvaan.
Kun nämä ovat arjessa, prosessi ei tapa ajattelua – se jatkaa sitä.
Tarina kentältä - Taksialan end-to-end
Laitteet, tilausjärjestelmä, sovellukset ja taustaprosessit uudistettiin kerralla. Suunnan pitivät kolme asiaa: säännöllinen päätösrytmi, sidosryhmien äänen tuominen pöytään ja “varikkopysähdykset”, joissa tarkistettiin, syntyykö vaikutus oikeaan paikkaan. Näiden varaan rakennettu arki kantoi läpi muutoksen.
Lue case study: Tampereen Aluetaksi Oy
Projekti onnistuu harvoin siksi, että prosessi on täydellinen. Se onnistuu, kun ihmiset ymmärtävät, miksi työ on olemassa nyt – ja näkevät, että jokainen päätös vie kohti haluttua muutosta.
Jos kysyt tiimiltäsi tänään, miksi projekti on käynnissä, kuinka monta yhtenäistä vastausta saat?
Discover more from Tassberg Consulting
Subscribe to get the latest posts sent to your email.
