Yrityksen tavoitteena on pitää liiketoiminta kannattavana ja jatkuvana. Varmistuaksemme liiketoiminnan jatkuvuudesta meidän täytyy huomioida myös varautuminen häiriötilanteisiin. Helposti mietimme toimenpiteitä myyntipanostuksen lisäämiselle ja jos se ei auta, niin kulujen karsimiselle nykyisen toteuttamisesta. Tällainen voi tuntua stressaavalta ja pelottavalta. Miten valmistautua häiriötilanteisiin liiketoiminnassa?
Uskon, että varautuminen erilaisiin tilanteisiin, vaikka ne eivät ole vielä näköpiirissä ja todennäköisiä, auttaa olemaan paremmin tilanteen päällä eikä aina nouse se pieni kylmähiki, kun ajattelee ”entä jos…”. Muuttujia matkalla on ainakin Kustannusten nousu, Markkinoiden muutokset, Riskit tietoliikenneyhteyksissä ja Henkilöstön jaksaminen.
Hyödynnä myös minun Projektin Peruutuspeili -työpaja, jossa osallistujat pääsevät itse pohtimaan mikä on ollut toimivaa, mitä kannattaa jatkaa ja kehittää edelleen, ja mitä ei kannata enää tehdä? Huomioidaan ainakin
Ei jäädä paikoilleen
Ymmärrän, että ne pienet voitot mitä tunnemme tulipalojen sammuttelusta saa meidät tuntemaan itsemme hyvältä. On hienoa päivän päätteeksi pohtia mitä kaikkea tänään tulikaan tehtyä ja että ”siitäkin selvittiin.” Dopamiinin erittyminen mielihyväkeskukseen saa meidät janoamaan sitä lisää. Mutta jos pienet tulipalot ovatkin isoja kriisejä niistä selviäminen onkin erittäin raskasta, stressaavaa ja vievät keskittymisen muista tehtävistä. Siksi on kuitenkin hyvä kirjata edes ajatuksia ylös, miten eri skenaarioissa tulisi toimia. Meillä on ainakin alitajunnassa valmis suunnitelma mistä lähteä tilanteita purkamaan.
Maailma on ollut jo parivuotta muutoksessa ja juuri kun saamme tilanteen jotenkin hallintaamme saamme uusia musertavia uutisia. Sodalla on kuitenkin myös isot ei-sotilaalliset vaikutukset, jotka voivat vaikuttaa toimintaympäristöösi. Huomioi ainakin seuraavat seikat, oletko jo laskenut mitä muutokset tarkoittavat nyt, kolmen kuukauden ja puolen vuoden päästä?
Kustannusten nousu
Näemme jo nyt esimerkiksi polttoaineiden ja energian hinnan nousun. Logistiikan aloilla tällä on suurikin merkitys. Miten tähän voi reagoida? Esimerkkinä: onko nyt viimeistään hyvä satsata siihen taloudellisen ajon kurssiin? Pienikin säästö per auto on isommassa fleetissä iso summa. Entä tuotanto- ja varastotilojen lämmitys? Onko lämpötilaa mahdollista laskea väliaikaisesti edes yhdellä asteella? Voidaanko esimerkiksi sähkön käyttöä automatisoida halvempiin ajankohtiin? Entä aurinko sähkön hyödyntäminen, sitten kuitenkin?
Markkinoiden muutokset
Voimme ajatella, että häiriötilanteet eivät aina liity meihin, kun meillä ei ole esimerkiksi nyt toimintaa Venäjällä tai Ukrainassa. Alihankinta-verkosto ja raaka-aineiden saatavuus vaikuttavat kuitenkin välillisesti meihin useampiin, kuin ensin ajattelemmekaan. Meidän pitää pysähtyä miettimään miten tilanne vaikuttaa meidän asiakkaaseen. Sillä on vaikutusta meidän toimintaan.
Olemme jo lukeneet mediasta kysynnän pienenemisen merkkejä matkailu-alalta. Vastaavasti ulkomaiset sijoittajat toimivat nyt varovaisemmin. Nämä ovatkin asioita, mihin emme ehkä aikaisemmin ole osanneet varautua täällä puhtaassa turvallisessa Suomessa. Miten saamme asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme ulkomailla olemaan muuttamatta mielipidettä turvallisesta yhteistyökumppanista?
Vaikka itse sota saataisiin loppumaan piankin, on taloudelliset vaikutukset idänkaupan suhteen, sekä globaalisti muutenkin, muuttunut vuosiksi eteenpäin. Entä rakennusalalla työvoiman saanti? Ukrainassa alkaa todella iso jälleenrakentamisen aika, jolloin siellä tarvitaan paljon työvoimaa. Mitä se tarkoittaa meidän kotimaan työmarkkinoilla?
Tietoliikenneyhteydet
Suomi on korkean teknologian maa ja meillä on toimivat tietoliikenneyhteydet niin kansallisella tasolla, kuin yrityksissäkin. Kyberhyökkäysten määrän on kuitenkin varoitettu nousevan lähiaikoina merkittävästi. Tietojen kalastelu ja verkkohäirintä-tapaukset ovat jo lisääntyneet, joista olemme saaneet lukea esimerkiksi pankki ja mediatalojen tiimoilta. Informaatiovaikuttaminen on tarkoituksenmukaista häirintää, joka tulee lisääntymään. Ja tietoturvassa heikoin lenkki löytyy kuitenkin meistä ihmisistä. Nyt on hyvä tarkistaa yrityksen tietoliikenneyhteydet sekä selkeyttää ja viestiä yrityksen tietoturvakäytännöt henkilöstölle.
Henkilöstön jaksaminen
Häiriötilanteista toiseen. Ikäviä uutisia jokaisesta tuutista ja torvesta vuositolkulla. Yhdessä olemisen ja harrastusten rajoittamisia. Nyt kun rajoitukset poistuvat ja pääsemme vapaammin takaisin toimistolle ja työpaikalle, tulemme käymään menneitä tapahtumia yhdessä läpi. Ja nyt uudet uhkakuvat ja huolet tulvivat mieliimme, työstämme näitä myös työyhteisössämme.
Henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen nousee erittäin arvokkaaksi toimenpiteeksi. Siihen kannattaa panostaa nyt tosissaan. HR on muutakin kuin vain palkanmaksu ja työterveyskontakti. Työyhteisön kulttuuria ei työnantaja voi rakentaa, se syntyy itsellään. Mutta siihen voi vaikuttaa. Se on yhteispeliä kaikkien kanssa. Työkulttuuri ei kärjistäen tunne työntekijöitä ja työnantajia. Kulttuuri on yhteinen kaikille. Me olemme yhdessä näissä globaaleissa tilanteissa.
Korona-aika tarjoaa hyvät lähtökohdat suunnitelman tekoon
Olemme jo käyneet äkillisen maailman laajuisen muutoksen jolla oli vaikutuksia päivittäiseen toimintaamme. Vaikka välillä tuntuu, niin ei siitä ole edes kovin kauaa. Koronavirus-uutiset, -ohjeet ja -toimenpiteet muuttivat arjen meillä kaikilla maailmassa kertaheitolla. Miten reagoimme, miten toimintatavat muuttuivat, miten henkilöstö reagoi? Mikä niistä kaikista toimi hyvin, mitä kannattaa edelleen jatkaa ja kehittää ja mitä ei kannata enää tehdä?
Tarvitanko muutoksia etätyömalleihin?
Miten ratkaisitte etätyön tekemisen pandemian aikana? Oliko työtapa suunnitellusti kirjattuna vai muodostuiko niistä ajan saatossa käytäntö? Käytännöt kannattaa nyt dokumentoida ja päivittää sen mukaisiksi mitä ollaan parin viimevuoden aikana opittu. Niistä on nyt hyvä käydä keskustelua ja valmistella runkoa jatkoa ajatellen.
Onko muutoksia matkustuskäytäntöihin?
Pandemia muutti matkustuskäytäntöjä maailmalla. Liikkuminen on vapautunut, mutta nyt niihin kohdistuu muita riskejä. Eikä pandemiankaan vaikutus ole vielä ohi. Matkustuskäytännöt kannattaa käydä vielä kerran läpi; millä kulkuvälineillä teidän yrityksessä matkustetaan (millä ei matkusteta), mitkä tapauksen mahdollistavat matkustamisen, ja kenenkä kannattaa välttää matkustamista yhdessä? Entä mikä on kanta työnteolle julkisissa tiloissa, tietokoneen käyttö ja teams-palavereihin osallistuminen junissa, kahviloissa, lentokentillä?
Töiden jakaminen ja varahenkilö suunnitelmat
Miten työt, vastuut ja päätöksenteko jaetaan yllättävissä tilanteissa? Yllättävä tilanne henkilöstössä voi tulla vaikka kaatumalla keväisellä jäätyneen sulamisveden liukastamalla jalkakäytävällä. Kunhan meillä on organisaatiossa suunnitelma miten päätöksenteko ei halvaannu, jos joku jää pois töistä hetkeksi. Puhumattakaan, jos päätöksentekijöitä jää useampia kerralla. Miten tähän varauduttiin koronan aikana? Dokumentoidaan miten niissä tilanteissa toimittiin ja tehdä niistä toiminta-ohje vastaavan varalle.
Viestintä
Pandemian aikana informaatiotulva oli valtava. Tietoja ja uutisia tulee joka kanavasta. Saimme suoraan taskuun tietoja viruksen leviävyydestä, oireista, lääkkeistä, alueista, rajoituksista, vasta-argumenteista, salaliittoteorioista jne. On tärkeää luottaa viranomaisiin ja vaikka seuraakin erilaisia kanavia pitää huoli, että on yksi kanava, josta saadaan virallinen tieto ja ohjeet. Tärkeää on, ettei anneta yrityksestä ristiriitaista tietoa viranomaisten kanssa. Tiedon saanti ja jakaminen verkosta on nyt niin helppoa, ettei enää tarvitse kopioida tiedotteita yrityksen omille kanaville. Riittää kun viitataan mistä oikea ajantasainen tieto on saatavilla.
Sama pätee työpaikan tiedottamisessa. Onko yhdestä virallisesta paikasta yrityksen verkossa ollut hyötyä tiedon jakamisessa? Vieläkö teiltä puuttuu intra/handbook/yrityksen käyttöohjeet? Onko viestintänne edelleen kahvihuoneen seinällä, sähköpostilla tai lukuisissa WhatsApp- ja Teams-kanavissa?
Selkeässä viestinnässä on yksi paikka josta kaikki voivat käydä katsomassa viimeisimmät tiedotteet ja ohjeet. Se mitä siellä lukee, myös pätee. Niihin voidaan viitata eri kanavilla chatissä, sähköpostilla ja muissa kanavissa.
Viestinnän toteutus
Kun suunnitelmat on tehty, ei jätetä niitä vain omalle tietokoneelle tai edes vain verkkolevyn nurkalle, josta ne tarvittaessa löytää. Ei löydä. Suunnitelmiin pitää tehdä oma osio miten viestintä tullaan toteuttamaan.
Tunnistetaan eri sidosryhmät, esimerkiksi operatiivinen johto, esimiehet, muu henkilöstö, hallitus, omistajat, asiakkaat, tavaran toimittajat ja muut yhteistyökumppanit. Mitkä asiat pitää viestiä kullekin sidosryhmälle? Kuinka usein niitä viestitään? Mitkä kanavat tulevat tarjoamaan viralliset viestit kullekin sidosryhmälle? Mistä löydetään päätökset, jotka on tehty koskien häiriötilanteita? Mitkä kanavat tarjotaan kaksisuuntaiselle viestinnälle? Meidän pitää tarjota virallinen kanava myös kaksisuuntaiselle keskustelulle.
Tällainen suunnitelma voi olla hyvinkin lyhyt ja nopea tehdä. Pääasia, että siihen käytetään hetki aikaa ja kirjataan ne ylös. Näin ne on mietittynä valmiiksi silloin kun olisi muutakin ajateltavaa. Maailma on muutoksessa, eikä kukaan tiedä mihin suuntaan. Siksi on parasta varautua muutoksiin yleisesti. Niistä on helpompi tehdä täsmä ohjeet ja toimintatavat vallitsevan tilanteen mukaan.
Peruutuspeili -työpaja
Tassberg Consulting tarjoaa tuotteet hyvän suunnitelman rakentamiseen. Erityisesti Projektin Peruutuspeili toimii hyvin arvioitaessa organisaation kyvykkyyksiä. Projektin Peruutuspeilissä emme keskity työn sisältöön vaan siihen miten tiimi toimii. Keskitytään siihen, miten tekisimme asioita seuraavalla kerralla eri lailla.
Peruutuspeili toteutetaan työpajana, jossa osallistujat pääsevät itse pohtimaan mikä on ollut toimivaa, mitä kannattaa jatkaa ja kehittää edelleen, ja mitä ei kannata enää tehdä?
Työpajan sisältö
- Peruutuspeili on napakka 90min + 90min työpaja, puolen päivän sessio
- Teemme yksilönä ja ryhmissä pohdiskeluja
- Työpajan vetää kokenut projektijohtaja
- Tämä ei ole henkilökohtainen palautesessio, eikä suoriutumisen arviointi
- Työpaja ja materiaalit voidaan toteuttaa suomeksi ja englanniksi
- Tapaamiset voidaan järjestää voimassa olevien pandemiasuositusten mukaisesti joko paikan päällä tai videoyhteydellä
Tuloksena saat
- Tunnistetut kehityskohteet
- Selkeät ryhtiliikkeet toiminnan kehittämiseksi
- Yhteenvedon työpajan tuloksista
Valmistautuminen tulevaan jatkuvassa häiriötilanteessa on tärkeää. Tarjoan nyt huhtikuu 2022 loppuun mennessä tulleisiin Projektin peruutuspeili -tilauksiin -15% alennuksen, niin olemme sitten paremmin valmistautuneena tulevaan.
Lue Peruutuspeilistä ja muista tuotteista lisää: https://tassbergconsulting.fi/palvelut/projektin-peruutuspeili/
Joten
Ole yhteydessä jo tänään ja varaa aika tapaamiselle ja käydään yhdessä läpi miten päästään sinun tavoitteisiisi parhaiten.
Käy sillä välin osoitteessa https://tassbergconsulting.fi ja valitse projektisi vaiheeseen sopiva paketti. Olemme tehneet niistä selkeitä ja helppoja ratkaisuja käsillä olevaan ongelmaasi.
Sinä voit voittaa pelon johtaa toimintasi onnistuneesti jatkoon ja sen sijaan juhlia niitä pieniä voittoja toiminnan edetessä yhdessä tiimisi kanssa!